สายงาน เลขาธิการ (Secretary) และ ผู้ช่วยบริหาร (Executive Assistant - EA) เป็นตำแหน่งสำคัญที่ต้องประสานงานกับผู้บริหาร ลูกค้า และแผนกต่างๆ ทั้งภายในและภายนอกองค์กร การรู้คำศัพท์เฉพาะทางด้านการบริหาร จัดการเวลา และติดต่อสื่อสารภาษาอังกฤษจะช่วยให้การทำงานดูเป็นมืออาชีพ แม่นยำ และคล่องตัวยิ่งขึ้น
บทความนี้ได้รวบรวม คำศัพท์เลขาที่จำเป็นต้องรู้ แบ่งตามหมวดหมู่งานจริง พร้อมความหมายครบถ้วน
1. หมวดการนัดหมายและการจัดการเวลา (Scheduling & Time Management)
ภารกิจหลักของเลขาคือการบริหารเวลาของผู้บริหาร คำศัพท์ที่ต้องใช้ในการนัดหมายและตารางงาน ได้แก่
- Agenda วาระการประชุม หรือรายการหัวข้อที่จะต้องหารือกัน
- Itinerary กำหนดการเดินทางอย่างละเอียด (รวมเที่ยวบิน โรงแรม และตารางนัดหมาย)
- Calendar Management การบริหารจัดการตารางเวลาและคิวงานของผู้บริหาร
- Reschedule การขอเลื่อนวันหรือเวลาการนัดหมายออกไป
- Tentative การลงนัดหมายไว้ชั่วคราว (ยังรอการยืนยันสถานะที่แน่นอน)
- Overlap / Double Booking การนัดหมายเวลาซ้ำซ้อนกันในตารางงาน
- Priority ลำดับความสำคัญของงานที่ต้องทำก่อน-หลัง
- Buffer Time การจัดสรรเวลาเผื่อไว้ระหว่างนัดหมายเพื่อกันเวลาล่าช้า
2. หมวดการจัดการประชุมและการรับรอง (Meeting & Protocol)
การเตรียมการประชุม การประสานงาน และการปฏิบัติตามมารยาททางธุรกิจ
- Minutes of Meeting (MoM) รายงานการประชุม หรือบันทึกสรุปผลและข้อตกลงในการประชุม
- Quorum จำนวนผู้เข้าประชุมขั้นต่ำที่ครบองค์ประชุมตามข้อกำหนด
- Board of Directors (BOD) คณะกรรมการบริหารของบริษัท
- Protocol ระเบียบปฏิบัติ มารยาททางการเมือง หรือธรรมเนียมปฏิบัติในการต้อนรับแขกผู้ใหญ่
- RSVP (Répondez s'il vous plaît) คำตอบรับการเรียนเชิญ (โปรดตอบกลับว่าสามารถเข้าร่วมได้หรือไม่)
- AOB (Any Other Business) วาระอื่นๆ เพิ่มเติมในตอนท้ายของการประชุม
- Action Items รายการงานที่ต้องไปดำเนินการต่อหลังจากได้ข้อสรุปในที่ประชุม
3. หมวดการสื่อสารและการคัดกรองงาน (Communication & Screening)
การเป็นปราการด่านแรกในการรับ-ส่งข้อมูล คัดกรองเอกสาร และประสานงาน
- Gatekeeping การคัดกรองสายโทรศัพท์ บุคคล หรือเรื่องที่จะเข้าถึงผู้บริหาร
- Correspondence จดหมาย จดหมายตอบรับ หรือการโต้ตอบทางเอกสารและอีเมล
- Dictation การจดบันทึกตามคำบอกเล่าของผู้บริหาร
- Confidential / Strict Confidential เอกสารลับ หรือข้อมูลที่ห้ามเปิดเผยต่อบุคคลภายนอก
- Briefing การสรุปข้อมูลสำคัญสั้นๆ ให้ผู้บริหารฟังก่อนเข้าร่วมประชุมหรือพบลูกค้า
- Follow-up การติดตามผล หรือติดตามความคืบหน้าของงาน
- Drafting การร่างเอกสาร จดหมาย หรืออีเมลล่วงหน้าเพื่อให้ผู้บริหารอนุมัติ
4. หมวดการเงิน เอกสาร และการอนุมัติ (Finance, Documents & Approval)
งานจัดการเอกสารสำคัญ การเบิกจ่าย และระบบอนุมัติ
- Per Diem เบี้ยเลี้ยงรายวันสำหรับการเดินทางไปปฏิบัติงานนอกสถานที่
- Expense Report รายงานสรุปค่าใช้จ่าย เพื่อขออนุมัติเบิกเงินคืน
- Reimbursement การเบิกเงินทดรองจ่ายคืน
- Petty Cash เงินสดย่อย สำหรับใช้จ่ายเรื่องเล็กๆ น้อยๆ ในออฟฟิศ
- Power of Attorney (POA) หนังสือมอบอำนาจ ให้กระทำการแทนผู้บริหารหรือบริษัท
- Sign-off / Approval การลงนามอนุมัติหรือให้ความเห็นชอบ
- NDA (Non-Disclosure Agreement) สัญญาเก็บรักษาความลับข้อมูลทางธุรกิจ
5.การติดตามผลและคำศัพท์ทั่วไปในระดับบริหาร (Follow-up & General Admin)
- Deadline (เดดไลน์) – กำหนดส่งงาน/ เส้นตาย
- Priority (ไพรโอริตี้) – ลำดับความสำคัญ (เช่น High Priority = งานด่วนมาก)
- Follow-up (ฟอลโลว์ อัป) – ติดตามผล (งานหรือโครงการ)
- Pending (เพนดิ้ง) – ค้างอยู่/ รอการพิจารณา
- Approve (อัปพรูฟ) – อนุมัติ
สำหรับใครกำลังมองหางานเลขา อยู่คลิกที่นี่ >> หางานเลขา <<